Upravljanje nalog

Funkcionalnost nalog Flexkeeping poenostavi postopek ustvarjanja nalog za vaše osebje in služi različnim namenom, kot so upravljanje gostovih zahtev in notranjih nalog, ki jih je treba opraviti vsak dan. Pomembno je omeniti, da se vse naloge, povezane z vzdrževanjem, učinkovito upravljajo prek modula Popravila.

V tem članku boste izvedeli:

• KAKO USTVARITI NOVO NALOGO

• DODATNE MOŽNOSTI

• KAKO UPRAVLJATI SEZNAM NALOG

• DOKONČANJE NALOGE

• UREJANJE NALOGE

• PRIHODNJE IN PONAVLJAJOČE SE NALOGE

USTVARJANJE NOVE NALOGE

Ustvarjanje nalog je enostaven postopek, ki ga lahko opravite na spletu ali v mobilni aplikaciji v treh korakih:

1. KORAK: Dodajanje naloge

Na spletu pojdite v meni "Dodelitve" -> "Opravila". Kliknite na zeleni gumb »Dodaj nalogo« in izberite eno izmed možnosti:

• Dodaj notranjo nalogo (ni povezana z rezervacijami gostov),

• Dodaj zahtevo gosta (povezano z rezervacijami gostov) ali

• Dodaj zahtevo pred prihodom gosta (povezano z rezervacijami).

V mobilni aplikaciji izberite "Sobe" v meniju. Na spodnjem desnem kotu zaslona se bo pojavil velik zeleni gumb "+". Kliknite nanj za dostop do možnosti dodajanja naloge.

2. KORAK: Vnos informacij

Na tej strani lahko nastavite tudi prioriteto naloge, in sicer:

• Nizka

• Srednja

• Nujna

• Izberite šifrant: Izberite ustrezno kodo s seznama. Kode se lahko dodajajo na strani za urejanje kod dodelitev.

• Izberite prostor: Če je naloga povezana s specifično sobo, jo izberite s seznama. Hišnik, ki mu je soba dodeljena, bo samodejno zadolžen za nalogo.

• Dodelite: Če želite nalogo dodeliti specifični osebi, jo izberite s seznama. Nalogo lahko dodelite tudi skupini uporabnikov, pri čemer bo vsak prejel obvestilo o njenem dokončanju.

Ko izpolnite obrazec, kliknite "Shrani," in naloga bo ustvarjena.

OPOMBA: Za ustvarjanje naloge morate izpolniti vsaj eno izmed možnosti: prostor ali zadolženo osebo.

DODATNE MOŽNOSTI

Na spletu so dodatne možnosti prikazane na desni strani zaslona, v mobilni aplikaciji pa jih najdete na dnu zaslona.

1. Prioriteta: Sprememba pomembnosti naloge (Nizka, Srednja, Visoka).

2. Rok: Dodate lahko datum in uro, do kdaj mora biti naloga opravljena.

3. Razporeditev nalog: Uporablja se za nastavitev prihodnjih nalog.

4. Ponavljajoče naloge: Ustvarite naloge, ki se ponavljajo.

5. Priloge: Možnost dodajanja slik, videoposnetkov ali datotek.

6. Seznam opravil: Dodate lahko dodatne podnaloge, ki jih je treba opraviti.

KAKO UPRAVLJATI SEZNAM NALOG

Ko je naloga dodeljena osebi, ta prejme zvočno obvestilo in obvestilo poleg ikone zvonca.

Splet:

Na spletu so vse naloge dostopne na strani "Naloge". Klik na posamezno nalogo odpre dodatno okno na desni strani, kjer lahko nalogo uredite, komentirate ali označite kot opravljeno. Na vrhu strani lahko uporabniki preklapljajo med različnimi filtri za ogled nalog glede na faze:

• Oddano

• Vse

• Moje naloge

• Opravljeno

• Na čakanju

• Ponavljajoče

• Prihodnje

• Preklicano

Vidnost nalog je mogoče spremeniti tudi z nastavitvijo razvrščanja, združevanja ali z uporabo filtrov.

Razvrsti po

Privzeti prikaz je razvrstitev po datumu ustvarjanja. Puščica na strani prikazuje vrstni red: naraščajoče ali padajoče. Privzeti vrstni red je padajoče.

Združi po

Ta možnost spremeni način združevanja nalog in omogoča boljši pregled nad čakajočimi nalogami.

V spodnjem primeru naloge združujemo po »Prihodnji datum«, kar uporabniku omogoča pregled nad nalogami, ki so predvidene za prihodnost.

Vidnost pregleda nalog je odvisna od uporabniške skupine in dodeljenih pravic. Različne uporabniške skupine imajo lahko različno raven dostopa do informacij o nalogah.

Mobilna aplikacija:

Na večini zaslona lahko uporabniki enostavno vidijo in dostopajo do spodnje orodne vrstice, ki ponuja pregled nad komentarji, nalogami in popravili. Isti seznam lahko odprete tudi iz glavnega menija aplikacije z izbiro možnosti »Naloge«.

Ob dostopu do te strani boste našli seznam nalog, ki so za vas relevantne. Vsako nalogo lahko odprete in uredite njene podrobnosti (odvisno od dovoljenj). Vse spremembe so zabeležene za referenco. Poleg tega imate možnost dodajanja komentarjev, kar je koristno za deljenje dodatnih informacij o nalogi s sodelavci. Podobno kot v spletni različici lahko uporabnik uporabi različne filtre za prikaz nalog glede na specifična merila, kot je navedeno zgoraj.

DOKONČANJE NALOGE

Za dokončanje naloge sledite tem korakom:

• Dostopajte do seznama nalog.

• Poiščite specifično nalogo in kliknite »Prevzemi«.

• Potrdite z gumbom »Dokončano«.

UREJANJE NALOGE

Naloge lahko urejate tako na spletu kot v mobilni aplikaciji:

• Splet: Kliknite tri pike in izberite "Uredi." Spremenite informacije in shranite.

• Aplikacija: Kliknite na nalogo, nato na zgornji desni ikoni za urejanje, prilagodite nalogo in shranite.

• 
  

PRIHODNJE NALOGE

Za ustvarjanje nalog, ki jih je treba opraviti na določen datum:

• Ustvarite nalogo kot običajno.

• Na desni strani polja »Razporedi za« izberite datum in čas. Če čas ni izbran, bo naloga ustvarjena ob 00:00.

PONAVLJAJOČE NALOGE

Za naloge, ki se ponavljajo v določenih intervalih:

• Ustvarite nalogo in izpolnite osnovne podatke.

• Na desni strani omogočite možnost »Ponavljajoča naloga«.

• Izberite frekvenco (dnevno, tedensko, mesečno, letno).

• Nastavite pogostost in konec ponavljanja.

Ponavljajoče naloge so dostopne v posebnem razdelku na strani nalog.