Ustvarjanje kontrolne liste

Kontrolna lista je popoln seznam pomembnih nalog, ki jih je treba opraviti v določenem zaporedju, kar zagotavlja, da noben ključni korak ni izpuščen. Te naloge so lahko predstavljene kot vprašanja ali seznam elementov za označevanje. Odgovor na taki listi je označevanje kot zaključeno ali nezaključeno.

Kako ustvariti kontrolno listo?

Kontrolne liste lahko ustvarite na strani urejevalnika kontrolnih list. Urejevalnik vam omogoča, da ustvarite lastne kontrolne liste, jih razporedite in združite tako, da ustrezajo vašim potrebam.

Če imate več objektov, kjer različni ljudje upravljajo kontrolne liste, priporočamo, da za vsak objekt ustvarite ločeno mapo.

Za ustvarjanje nove kontrolne liste kliknite modri gumb Add new checklist. Vnesite naslov kontrolne liste in nato kliknite zeleni gumb za shranjevanje. Po shranjevanju kliknite ikono svinčnika, da začnete dodajati elemente na seznam. Za dodajanje novega vprašanja kliknite na Add new question

Vsako vprašanje ima lahko svojo vrsto odgovora. Izbirate lahko med naslednjimi vrstami:

• Checkbox oziorma Potrditveno polje – uporabnik lahko izbere odgovor kot "pravilno" (✓) ali "nepravilno" (x).

• Date oziroma Datum – uporabnik izbere datum iz koledarja.

• Date Tiime oziroma Datum in čas – uporabnik izbere datum in čas.

• Number oziorma Število – uporabnik vnese številčno vrednost.

• Predefined answer list oziroma Vnaprej določen seznam odgovorov – uporabnik izbere med vnaprej določenimi odgovori (OK, ni OK, N/A).

• Multi text/comment oziroma Večvrstično besedilo/komentar – uporabnik vnese besedilo v več vrsticah.

• Single text/comment oziroma Enovrstično besedilo/komentar – uporabnik vnese kratko besedilo v eni vrstici.

• Time oziroma Čas – uporabnik izbere čas.

Naloge lahko organizirate tudi v kategorije ali podnaslove glede na vaše potrebe. Za dodajanje podnaslova preprosto kliknite gumb Add subtitle in ga poimenujte. Če želite vprašanja ali podnaslove razporediti v določenem vrstnem redu, jih premaknite na želeno mesto s klikom in povlečenjem šestih pik na začetku vrstice.

Dodajanje vidnosti kontrolni listi

Ko dokončate sestavljanje kontrolne liste, morate dodati vidnost za svoje uporabnike. Kliknite zeleni gumb Nastavitve, da nastavite naslednje možnosti:

• Property Visibility: Izberite ustrezni objekt, če imate več objektov. S tem definirate na katerem objektu bo urejana kontrolna lista vidna.

• Users visibility: Označite kvadrat za vključitev vseh uporabnikov v določeno uporabniško skupino ali izberite možnost "pokaži več" za dodajanje posameznih uporabnikov.

• Reference: V referenčnem delu lahko določite, ali so kontrolne liste dostopne v sobah. Če dodate referenco, mora uporabnik pred izpolnjevanjem kontrolne liste izbrati sobo s seznama (ali začeti kontrolno listo iz sobe). Referenco lahko nastavite za vse sobe (For all rooms), sobe za čiščenje (For all rooms for cleaning) ali pa jo pustite brez reference (No reference) kot samostojen dokument brez povezane enote.

Ko je vse nastavljeno, kliknite gumb Save and Publish, da zaključite in aktivirate kontrolno listo.

Organiziranje kontrolnih list

Ustvarjanje map

Na strani urejevalnika, kjer ste dodali kontrolno listo, lahko ustvarite tudi mapo s klikom na gumb Add Folder. Nato lahko dodate podmapo in tako naprej. Ni omejitev glede načina organizacije ali lokacije kontrolnih list. Njihov vrstni red in lokacija se samodejno posodobita s funkcijo povleci in spusti.

Podvajanje kontrolne liste

Če želite ustvariti drugo kontrolno listo, podobno obstoječi, lahko ustvarite kopijo tako:

1. Kliknite obstoječo kontrolno listo, ki jo želite podvojiti.

2. Poiščite gumb Dvojnik in kliknite nanj.

3. Pojavilo se bo potrditveno okno, da potrdite izbiro za podvojitev kontrolne liste.

Sistem bo ustvaril kopijo kontrolne liste, ki jo lahko po potrebi prilagodite.