Vedlikeholdsmodulen i Flexkeeping gjør det mulig for deg å enkelt opprette reparasjoner for vedlikeholdsavdelingen din.

I denne artikkelen vil du lære hvordan du:

• OPPRETTE EN NY REPARASJON
  
  

• TILLEGGSALTERNATIVER
  
  

• OVERSIKT OVER VENTENDE REPARASJONER
  
  

• FREMTIDIGE REPARASJONER
  
  

• SETTE EN REPARASJON PÅ PAUSE
  
  

• EKSTERNE (OUTSOURCET) REPARASJONER
  
  

• LEGGE TIL MATERIALEFORBRUK
  
  

OPPRETTE EN NY REPARASJON

Å opprette en reparasjon er en enkel prosess som kan utføres både på web og i mobilappen, og består av tre enkle trinn:

TRINN 1: Legge til en reparasjon

På web: gå til Vedlikehold og klikk på den grønne knappen "Legg til reparasjon". Velg mellom følgende alternativer:
– legg til intern reparasjon
 – reparasjon rapportert av gjest

I mobilappen: velg "Rom" fra menyen, og en stor grønn plussknapp vises nederst til høyre. Trykk på den for å få tilgang til funksjonen for å legge til en reparasjon. Du kan også få tilgang til reparasjoner via sidemenyen under modulen Vedlikehold.

TRINN 2: Legge inn informasjon

Reparasjonsstatus: Standardinnstillingen for reparasjoner i Flexkeeping er intern, men du kan endre status til rapportert av gjest ved å klikke på knappen for reparasjonsstatus.

På denne siden kan du også endre prioritet ved å velge mellom:

• Lav
  
  

• Middels
  
  

• Haster
  
  

Etter valgene dine klikker du på Bekreft.

Velg kode: Velg koden som gjelder fra listen. Kodene som vises her kan administreres i skjermen for oppgavekoder.
Velg område: Velg området eller rommet som tilhører reparasjonen.

Når skjemaet er fullført, klikk Lagre. Reparasjonen blir da opprettet.

Web

App

TILLEGGSALTERNATIVER

På web vises disse alternativene på høyre side av skjermen, mens i appen vises de nederst.

• Legg til bilder: lar deg legge ved bilder og videoer.
  
  

• Forfallsdato: du kan legge inn dato og klokkeslett når reparasjonen må være ferdig.
  
  

• Planlegging av oppgave: lar deg opprette fremtidige reparasjoner.
  
  

• Oppgaveliste: du kan legge til ekstra deloppgaver som må utføres.
  
  

MOTTA OG FULLFØRE REPARASJONER

Når en reparasjon er opprettet, sendes en varsling til alle vedlikeholdsteknikere. De avgjør internt hvem som tar ansvar for reparasjonen.

For å tildele reparasjonen til deg selv:

1. Klikk på menneskeikonet.
   
   

2. Bekreft at du vil ta oppgaven.
   
   

Når reparasjonen er fullført:

• Klikk på Send inn,
  
  

• Deretter Ferdig for å bekrefte fullføringen.
  
  

OVERSIKT OVER VENTENDE REPARASJONER

I appen:
Du kan endre rekkefølgen på reparasjonene ved å klikke på filterikonet. Dette gir ulike sorteringsalternativer, f.eks. prioritet, dato, status osv.

På web:
Alle reparasjoner finnes under Vedlikehold. Når du klikker på en reparasjon, vises en boks til høyre med muligheter for å:

• redigere
  
  

• kommentere
  
  

• markere som fullført
  
  

Øverst på siden kan du filtrere på:

• Sendt inn
  
  

• Alle
  
  

• Fullført
  
  

• På vent
  
  

• Gjentakende
  
  

• Fremtidige
  
  

• Mine oppgaver
  
  

• Kansellert
  
  

• For eksterne
  
  

FREMTIDIGE REPARASJONER

Denne funksjonen lar deg planlegge reparasjoner som skal utføres på en senere dato.

Start med å gå til vedlikeholdsmodulen og klikk på Legg til reparasjon. Velg kode og område, og følg deretter stegene under.

På web:

1. Klikk på Planlegg oppgave på høyre side.
   
   

2. Et pop-up-vindu vises med:
   
   

   • Kalender: velg datoen oppgaven skal utføres.
     
     

   • Tidspunkt: velg når reparasjonen skal være ferdig.
     
     

   • Legg til på valgt tidspunkt
     
     

   • Gjentakende oppgave: sett til Nei
     
     

3. Klikk Lagre.
   
   

Reparasjonen vil da ligge under fremtidige reparasjoner, og flyttes automatisk til “Ikke fullført”-fanen på valgt dato.

Når du redigerer en fremtidig eller gjentakende oppgave, får du valget om endringene skal gjelde:

• kun denne oppgaven
  
  

• eller alle fremtidige oppgaver
  
  

SETTE EN REPARASJON PÅ PAUSE

Denne funksjonen brukes når du midlertidig ikke kan fullføre reparasjonen — f.eks. når du venter på deler eller må involvere et eksternt firma.

I mobilappen:

1. Åpne den aktuelle reparasjonen.
   
   

2. Trykk på pauseikonet øverst til høyre.
   
   

3. Oppgi grunnen i pop-up-vinduet.
   
   

4. Trykk Bekreft.
   
   

Reparasjonen flyttes til fanen På pause vent.

På web:

1. Gå til vedlikeholdsmodulen og åpne reparasjonen.
   
   

2. Klikk på de tre prikkene.
   
   

3. Velg Sett på vent.
   
   

4. Oppgi grunn og klikk Sett på vent for å bekrefte.
   
   

Fullføre en oppgave som står på vent

I mobilappen:

1. Gå til fanen På vent.
   
   

2. Trykk på pauseikonet.
   
   

3. Pop-up-vinduet spør om du vil frigjøre reparasjonen — velg Ja.
   
   

4. Reparasjonen flyttes til Ikke fullført.
   
   

5. Klikk Send inn og deretter Ferdig.
   
   

Tilsvarende gjelder på webversjonen.

EKSTERNE (OUTSOURCET) REPARASJONER

Hvis en reparasjon må utføres av et eksternt firma, kan du tildele den slik:

1. Gå til vedlikeholdsmodulen.
   
   

2. Velg reparasjonen som skal outsources.
   
   

3. Klikk på de tre prikkene.
   
   

4. Velg Rediger.
   
   

5. Velg Eksternt firma.
   
   

6. Velg firmaet fra rullegardinlisten.
   
   

Merk:
 Firmaet må være opprettet i systemet under Administrasjon – Eksternt firma.
 Hvis du ikke har tilgang til dette, kontakt supportteamet vårt.

Varsle det eksterne firmaet

Hvis firmaet har en registrert e-postadresse, kan du sende dem et varsel.
 Når du velger firmaet, vil et pop-up-vindu spørre om du ønsker å sende en e-post.

Velg Ja, og en e-post sendes automatisk.

LEGGE TIL MATERIALEFORBRUK

Denne funksjonen lar deg spore forbruk av vedlikeholdsmateriell.

1. Legg inn artiklene på web under Tilleggsartikler – Vedlikeholdsmateriell.
   
   

2. For å registrere forbruk, gå til Rediger forbruk, hvor du angir artikkel og mengde.
   
   

3. Under Analyse – Vedlikeholdsmateriell kan du se alt registrert forbruk.
   
   

Hvis funksjonen ikke finnes i kontoen din, kontakt oss på support@flexkeeping.com.